Projektmanagement: Projektablauf

Projektablauf (vereinfachte Darstellung)

Vorstudie

Erhebung und Analyse der Informationen
Abgrenzungen des Projektes
Interne Zusammenhänge aufzeigen
Externe Einflüsse ermitteln
Zielverfeinerung (Basis: Stärken/Schwächen)
Ermittlung der wichtigsten Lösungskriterien
Mehrere grobe Lösungsvarianten (Lösungsrichtung)
Realisierbarkeit (machbar, sinnvoll)
Grobe Bewertung Kosten / Nutzen des Projektes
Grobe Terminplan für alle nachfolgende Phasen erstellen
Budgetplanung für das Grobkonzept
Vorbereitung Entscheidungspräsentation
Erarbeiten einer Empfehlung

Hauptstudie

Zerlegung in Teilprojekte
Definition der Schnittstellen
Ermittlung der Benutzeranforderungen
Festlegung der Qualitätsanforderungen
Globale Lösungsvarianten für Teilprojekte
Verfeinerung der Ziele für die Teilprojekte
Offertstellung / Evaluation
Bewertung der Lösungsvarianten
Verträglichkeitsprüfung von Teillösungen
Prioritätsfestlegung für Teilprojekte
Qualitätssicherung planen
Erarbeitung von Empfehlungen

Detailstudie

Erhebung und Analyse der Informationen
Vervollständigen der Anforderungen und Ziele
Erarbeitung ausführungsreifer Pläne
Ermittlung des Bedarfs (quantitativ / qualitativ) (Personal, Infrastruktur)
Definition von Integration und Kompatibilität von und zu anderen Systemen
Integration der späteren Benutzer
Qualitätssicherung durchführen
Erarbeiten von Entscheidungsvorlagen

Projektinitialisierung (detaillierte Darstellung)

Ziel der Projektinitialisierung ist die Bewilligung eines Budgets für die Erarbeitung einer Vorstudie.

Vorhandene Ideen, anstehende Wünsche müssen geklärt werden.
Workshop mit betroffenen Führungsstellen
Wirtschaftlichkeit, Investition, Nutzen klären

Systemabgrenzung mit SEUSAG

S = Systemgrenzen setzen
E = Einflussgrössen ermitteln
U = Unter/Teilsysteme abgrenzen
S = Schnittstellen definieren
A = Analyse der Unter / Teilsysteme
G = Gemeinsamkeiten ermitteln

Ergebnis

Ist-System
Anforderungskatalog (Soll)
Ideenkatalog
Use Case Katalog (Beispiel hier)
Systemzielkatalog (Was soll das System machen)

Projektklassifizierung

Das Ergebnis müssen Antworten auf folgende Fragen sein:

Welche Projektart
Grösse und Komplexität des Projekt
Wichtigkeit, Dringlichkeit des Projekt
Risiken (Siehe Risikomatrix)
Durchführungszeitraum für maximalen Nutzen
Aufwand
Bedeutung des Projekt für das Unternehmen

Projektantrag

Terminplan für das weitere Vorgehen
Budgetplanung für die Vorstudie
Antrag zur Erstellung einer Vorstudie

Ein Dokument mit den Ergebnissen aus der Systemabgrenzung und der Projektklassifizierung zum Zweck, dass die Geschäftsleitung die Projektdefinitionsphase bewilligen kann.

Projektdefinition

Element	Ergebnis
Projektziele	Umfassender, vollständiger Zielkatalog
Abgrenzung/Planung	Zeitlicher Aufwand Gesamtprojekt, Teilprojekte Start- und Endtermine Gesamtprojekt, Teilprojekte Ziele und Meilensteine inhaltlich definieren Erneute Wirtschaftlichkeitsberechnung Budgetantrag
Projektgründung	Verantwortlichkeiten festlegen Auftraggeber und Auftragnehmer, Gremien, Projektmanager, Fachbeteiligte bestimmen
Prozessorganisation festlegen	Wahl geeigneter Projektstruktur
Projektorganisation festlegen	Organisationsform des Projekt Wer arbeitet wann mit wem in welchem Teilprojekt

Projektarbeit

Realisierung des Projekt gemäss Planung

Meilensteine
- Klar definierte, zu erreichende Zustände.
- Moment der Berichterstattung, Präsentation.
- Entscheidungspunkt für "Stop or Go"
Projektcontrolling
- Kritischer Pfad: Eine Arbeit benötigt länger als vorgesehen und gefährdet andere Terminliche Ziele.
- Zielsetzungen pro Etappe erreicht? Kosten- Nutzenanalyse

Projektabschluss

Produktabnahme

Element	Beschreibung
Systemabnahme	Kontrolle der Funktionalität, Beständigkeit, Leistungsfähigkeit und Qualität.
Integrationsabnahme	Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Akzeptanztest	Vertrauen des Benutzers, Kunden nach einer bestimmten Zeit
Systemabnahmenprotokoll	Obige Ergebnisse erfüllt oder nicht erfüllt mit Unterschrift des Auftraggebers aus dem Projektauftrag.

Projektabschlussbeurteilung

Element	Beschreibung
Systembeurteilung	Soll-Ist Vergleich? Ziele erreicht? Kosten-Nutzenanalyse? Budget?
Abwicklungsprozess	Erbrachte Leistungen erfüllt? Verfügbare Hilfsmittel optimal eingesetzt? Organisatorische oder technische Anforderungen bewältigt? Erfüllung durch den Projektleiter? Beurteilung von indirekt beteiligten (Lieferanten/Berater)
Akzeptanztest	Vertrauen des Benutzers, Kunden nach einer bestimmten Zeit
Systemabnahmenprotokoll	Obige Ergebnisse erfüllt oder nicht erfüllt mit Unterschrift des Auftraggebers aus dem Projektauftrag.